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Gemeinsames Schreiben mit der Kirchenpflegervereinigung zur Einfühung des neuen Finanzwesen an den OKR

Verband der Verwaltungsmitarbeiter in der Evang. Kirche in Württ. e.V. – Vereinigung evang. Kirchen- pfleger und Kirchenpflegerinnen in Württ. e.V.

 

Einführung des neuen Finanzwesen (Doppik) - Umstellungsaufwand

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

zwischenzeitlich wurde das neue Finanzwesen in seinen Grundzügen ja bereits an verschiedenen Stellen und bei verschiedensten Gelegenheiten vorgestellt. Die Dienststellen, die im Jahr 2022 umgestellt werden, sind auch in einer Videokonferenz (auf Verwaltungsstellenebene) eigehender informiert worden.

Wie sich schon bei den Pilotanwendern zeigt, ist die Umstellung auf das neue Finanzwesen mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Auch bei den Video-konferenzen zur Information der Umsteller in 2022 wurde deutlich, dass - ausgelöst durch die hohe Zahl von Schulungstagen- ein erheblicher Mehraufwand auf die jeweiligen Dienststellen zukommt. Gegenüber der Umstellung von KIFIKOS auf NAV-K, wo das Buchhaltungssystem vom Grundsatz her ja geblieben war (Kameralistik) wird jetzt auf ein anderes System umgestellt. Da hilft nur wenig, dass die Software auf Navision aufbaut - und da nicht auch noch etwas ganz anderes zu lernen und zu bedienen ist. Die Mitarbeitenden müssen mindestens in großen Teilen die doppische Buchhaltung erlernen.

Die Doppik verlangt nun mal ein anderes Denken, um die Erfassung richtig vornehmen zu können. Die Eröffnungsbilanz ist zu erstellen (mit zumindest teilweise manuellem Erfassungsaufwand und notwendigem Vergleich samt Kontrolle), dazu kommt die Übernahme der Anlagenbuchhaltung - mit wiederum Nacherfassungsaufwand und Kontrollnotwendigkeiten. Das sind zusätzliche Arbeiten, die zum Erlernen des Neuen und Ungewohnten dazu kommen.

Vor dem Bedienen der neuen Software steht auch das Erlernen der neuen Vor-schriften (neue HHO). Bei Verwaltungsstellenmitarbeitenden bzw. Mitarbeiten-den in hauptberuflichen Kirchenpflegen kommen da über 12 Schulungstage zusammen.

Es wird unvermeidbar sein, dass bei der Einführung und Umstellung Mehrar-beitsstunden anfallen werden. Die vorgesehenen „Umstellungsbegleiter“ können sicherlich unterstützen. Sie werden aber wegen dem ganzen Neuen viel zu erklären und erläutern haben und nur wenig konkrete, eigenständige Erfassungsarbeiten zur Entlastung der Mitarbeitenden vor Ort erledigen können.

Wir bitten deshalb darum, dass ausreichend Mittel in der Umstellungszeit zur Verfügung gestellt werden, aus denen anfallende Mehrarbeitsstunden dann finanziert werden können. Hier sehen wir noch keine ausreichende Planung.

Zudem stellt sich das Problem, dass ein Teil des Mehraufwands in den Kirchengemeinden anfällt (auch in den nebenberuflichen Kirchenpflegen). Wenn dort Mehrarbeit ausbezahlt wird, muss auch dies finanziert werden.

Damit das nicht auf den Rücken der Mitarbeitenden ausgetragen wird, ist zu klären, inwieweit den Kirchengemeinden ein Ersatz gewährt wird oder ob es Sache der Kirchengemeinden bleibt, den Umstellungsmehraufwand selbst und zusätzlich zu finanzieren (was dort bisher sicherlich nicht in den Planungen eingerechnet ist).

Im Projekt ist geplant, dass in jeder (größeren) Dienststelle, die mit NewSystem arbeiten werden, ein sogen. „Keyuser“ benannt wird. Diese Mitarbeitenden aus den Dienststellen sollen Ansprechperson für Ihre Kolleginnen und Kollegen sein und damit die Hotline entlasten.

Die Idee ist grundsätzlich zu begrüßen. Wir bitten aber zu berücksichtigen, dass die Mitarbeitenden, die die Aufgabe des „Keyusers“ übernehmen, nicht mehr die Aufgaben, die sie bisher erledigt haben, in vollem Umfang weiterhin erledigen können. Die Anfragen der anderen Mitarbeitenden werden sicherlich nicht immer nur in einer kurzen Antwort erledigt sein. Da müssen am PC Dinge erklärt werden, da werden grundsätzlich inhaltliche Klärungen anstehen - und das alles kostet Zeit, die für bisherige Aufgaben fehlt.

Es muss deshalb Sorge dafür getragen werden, dass für die „Keyuser“ je nach Größe einer Dienststelle, unterschiedlich hohe Freistellungen eingerichtet und vor allem finanziert werden.  Da gilt dann für die Kirchengemeinden wieder das oben Ausgeführte zur Finanzierung des Mehraufwands.

Wir verstehen diesen Brief als dringende Äußerung unserer Sorge um das Wohl und die Gesundheit der Verwaltungsmitarbeitenden, um bei der Umstellung nicht nur die bis jetzt vorgesehenen Stellenumfänge bereit zu stellen, sondern auch den zu erwartenden deutlichen Umstellungsaufwand -Vorort- in den Blick zu nehmen.

Die anspruchsvolle Umstellung auf das neue Finanzwesen und die neue Soft-ware kann nur erfolgreich sein, wenn Mitarbeitende gewonnen werden sich zu engagieren. Das aber gelingt nur, wenn diese nicht den Eindruck gewinnen müssen, dass man sie bzw. ihre Dienststellen mit der Finanzierung von Mehr-aufwand im Großen und Ganzen alleine lässt.

 

Gerne stehen wir zu einer persönlichen Erörterung mit Vertretern des OKR zur Verfügung.

 

Für den Verband der Verwaltungs-           Für die Kirchenpflegervereinigung:

Mitarbeiterinnen und -mitarbeiter:

 

Gez.: Klaus Danach                                     gez.: S. Hartmann

____________________________            __________________________

        (Danisch, Vorsitzender)                                                   (Hartmann, Vorsitzender)

 

Neue Telefon- und FAX-Nummer der Geschäftsstelle

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